情報化４原則のすすめ	�@手帳 �Aノート �Bテキストファイル �Cペーパーその他

◆◆◆手帳について◆◆◆ 　あなたは手帳派？それともノート派？ 　会議などに手帳を持ち込む人、ノートを持ち込む人、それぞれいます。 　手帳は、持ち運びに便利だし、ノートはたくさん書けるし・・・ 　手帳の長所はノートの短所、ノートの長所は手帳の短所なので、 今回は、手帳の長所だけを取り上げてみます。 ▼手帳の長所は ○情報一元化の法則を守ることができます。 　情報整理の大原則ともいえる「情報一元化の法則」を１冊の手帳で実現することができます。 　会議に出席して、発言内容などを配られた会議資料のあちこちに書き散らす人をよく見かけます。どうでもいい会議ならそれでもいいのですが、後になってまとめようとしても、どこに書いたか思い出せないといった不都合が生じる場合があり、その点、手帳だとそういう心配はなくなります。 ○システム手帳を使えば、後でファイリングシステムとして項目ごとに分類して保管することができます。 ○携帯性に優れています。 ▼手帳の短所は ○ノートと比べると書き込む面積が少ない。 　手帳の大きさにもよりますが、携帯性を重視すると当然書く面積は減り、たくさんの情報が書き込むことができません。 ○ノートに比べてランニングコストが高くつきます。 　さて、あなたはどっちを選ぶ？？？

▼答えは簡単！ 　手帳とノートを目的によって使い分ければよいと思います。 　人を馬鹿にしたような答えで申し訳ありませんが、案外使い分けずに苦労している人も多いのではないかと思い、本日は、情報によるアイテムの使い分けについて解説したいと思います。 　研修会や会議でたくさんのメモを書き取らなければならないことが予測されるときは、迷わず大学ノートを持ち込んで書き取りましょう。 　普段の用務においては手帳で十分です。情報一元化の法則はあくまでも理想論で、現在のように多種多量の情報に取り囲まれた時代には実現は不可能に近いと思います。それでも、情報をまとめる方法は後で探すときのことを考えれば、少なければ少ないほどよいに決まっています。 　そこで、「情報４元化の法則」をご提案します。

●手帳 　スケジュール、業務上の覚え書き、日誌、チェックリスト（Ｔｏ　Ｄｏ）は手書きの手帳が一番使い勝手がよいと思います。 　手帳もマイクロソフト社の「ｏｕｔｌｏｏｋ」のように優れたパソコンソフトはありますが、机上のみで使うわけにはいきませんから、携帯性に難があります。 　手書きの手帳とパソコンの電子手帳は似て非なるものといえます。 「携帯性」「自由性」では、断然、手書きの手帳が優っていますね。 「検索性」「整列などの加工性」では、電子手帳が優ります。仕事の内容によっては、電子手帳の方が使いやすい人もいると思います。でも、普段は、手書きの手帳の方が使いやすいし、実際ほとんどの人が手書きを選んでいると思います。 ●ノート 　会議や研修は、大学ノートで十分です。学生時代のように、小さな字で、ちまちま書いてはいけません。大きな字で大胆に書いてください。スピードを重視してください。字間も行間もあけて、単語と単語を矢印で結んだり、○、△、×、＊（アスタリスク）などの記号をふんだんに使ってダイナミックにノートに書き込んでください。文章をちまちまと書いている人をみかけますが、これは御法度。記憶力も想像力も減退します。真っ白のページに聞き取ったキーワードとなる単語をどんどん放り込むようにして書き、矢印などで関連づけてください。 　人間の記憶は、文章で覚えるわけではありません。 　脳の中に言葉が断片的に放り込まれていき、その中で、これまでの知識や、経験で撹拌され、発酵され、次にでてくるときは、その人のオリジナル性が加味された形ででてくるわけです。同じ、会議に出席しても「復命」を複数の人に書かせると各人各様になるのはそのせいです。 　講師や発言者から何度も口からでる単語は、一度だけ正確に書きとり、これに下線をつけ、後ろに＊１とでも印して、後は＊１（記号）だけで済ませるようにしましょう。そうすれば、かなりスピードアップが図れるし、余裕もでてきます。そうすると、余裕がでてきますので、聞きながらも、それを参考にいろいろなアイデアを出てくるようになります。 もちろん、そのアイデアも、ノートに書き取ってください。 　話を聞き取る左脳と、記号や図でわかりやく書き取る右脳の働きがうまくかみ合えば、頭はフル回転し、長い講義も楽しくなること請け合いです。 ●テキストファイル 　新聞、論文等で電子化されたファイルは、できるだけテキストファイルとして切り取り、わかりやすい題名をつけパソコンの中に保存すべきです。 　テキストファイルにしていれば、題名だけでなく本文中に使われている単語でも検索することができます。意外とそのことを知らない人が多く見受けられます。一度パソコンの左下にあるスタートボタンを押して、メニューから「検索」を実行して、本文中の単語で試してみてください。 　テキストファイルで、後で参考になりそうなものは、ニュースであれ、メーリングリストであれ、パソコンにどんどん放り込んでください。　 　今時のパソコンなら、あなたが今日から毎日その作業を寿命が尽きるまで続けたとしても、ハードディスクの容量がいっぱいになることはないと思います。 ●印刷されたペーパー 　特に事務系の会社に勤めていると、ペーパーの多さに辟易してしまうことと思います。配られたペーパーの中で、自分が必要な情報は量にしてどれくらいのパーセントになるのか測ってみるとおもしろいかもしれません。数パーセントもないかもしれませんね。日本は根回しを大事にしますので、少しでも関係がある部署とみれば、後で知らなかったと言わせないため、見境なく文書をコピーして配布してきます。放っておけば机の上は書類はたまる一方です。 　これらのペーパーの整理法は、野口悠紀雄氏が著した「超整理法」に優るものはないと思います。基本は、 ○机の上に平積みするな、 ○封筒でひとまとめにして、時間順に本棚に左から順番に立てていけ というものです。 　書類を「分類」するからわからなくなるのであって、人は、分類などの場所の概念よりも、何が何よりも先というように「時間」軸でとらえて整理した方が強く記憶に残るそうです。机の本棚に左から順番に立てて並べた方が、後で探しやすいそうです。

「超」整理法1　押出しファイリング

情報洪水のなかで書類や資料を保存し検索するには従来のやり方では対処できない。「整理は分類」という伝統的な考え方を覆し、「時間軸検索」という新発想から画期的な整理法を提案する。「整理する時間がないほど忙しい」人の机の上が魔法のように片付くだろう。文庫化に際して大幅改訂をほどこした決定版。

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