| 捨てるタイミング | ||
ちょっとでも油断すると机の上は雑多な書類で溢れかえってしまう。電子ファイルは、パソコンのディスクトップを埋めることはあっても、机の上を占領することはない。しかし、書類や刊行物などカタチあるものは、水際でストップしなければ机の上の作業スペースまで奪ってしまう。 捨てるときは自分への言い訳を考えなければならない。中途半端な気持ちで捨てたら、まるでハードディスクの中の破損ファイルのように、後悔の念のようなものがいつまでも心の中にくすぶり続けることになりかねない。だから、捨てるときは大義名分をみつけ、思い切り捨てる。 捨てるための言い訳の例をあげる。 ○時事ネタ 会議のお知らせ、専門新聞・雑誌、社内報、福利厚生にかかる情報など寿命の短い情報は、そのまま捨てるべきだ。他部局の事業報告書、議事録など、直接関係ない資料は、いかに立派に装丁された冊子であろうが、ＤＶＤであろうが、分厚い書籍であろうが、即、水際で捨てる。 ○定期刊行物、適宜更新する報告書、地図、時刻表など 最新のものは、本屋か総務課に行けば手に入れることができるので、後生大事にとっておく必要はない。 ○高度な技術書、詳細なビジネス書 難解な書籍や報告書は、どんなに速読トレーニングを積んでいても早く読めるものではない。だからといって、丁寧に内容を理解しようとゆっくり読む必要もない。あなたが入社して間もないのならともかく、有る程度、業務上の知識や経験を積んだ上で難しいと感じるのなら、解読に貴重な時間をかける必要はない。読んでわからないのは次の２つの理由しか考えられないからだ。 ・作り手が未熟で、作り手自身が意味もわからず書いたドキュメント ・今の自分には必要のない業務知識のことが書かれたドキュメント、あるいは、自分のリズムに合わないドキュメント 高度だからといって負けん気を出して読む必要はない。もしかすると作り手が高度であることをいいことに、難解な用語をふり回して、文才のなさをごまかしているのかもしれない。作り手自身が内容をしっかり理解しているのかどうかもあやしいものだ。ほかの書物、あるいは解説書で理解できるのかもしれない。時間をとられるのはいかにも惜しい。読まないようにするのが一番だ。 |
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○とにかく捨てる！ ・部下がつくった報告書。可愛い部下がつくった報告書でも、部下が原本を持っているのだから、複製をわざわざ保管する必要はない。 ・資料、データ等で常用しないもの。オンラインや後の印刷物で確認できるものは捨てる。 ・将来、必要になるかもしれない分厚い読本、データブック。どこかに原本があれば捨てる。 とにかく、水際でとめる。これ以上机の領域を侵犯させない。「宣戦布告」をしてほしい。 そこまでは達観できないという方には、先日号で紹介した「バッファ」を活用し、少なくとも机に積もった書類を「一時避難」する方法もある。 |
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