| 整理する技術 | ||
毎日の書類ストックは、できるだけ水際作戦で防いでいく。これが整理の基本である。 次に行いたいのが、身の回りの整理である。周辺のキャビネなどに保管している作成日から１年以上過ぎている書類は原則捨てる。ファイルに綴じているものは、金具を外し、用紙を全部取り出して、ぱらぱらとめくって、どうしても捨てられないものだけ取り出す。 １年も経てば、それほど重要な書類は残っていないはずだ。思い出や愛着などの情緒はこの際切り捨てる。会社に骨を埋めるつもりならそれもいいかもしれないが、過去の成功体験に浸って、環境の変化に応じた「改革」に取り組もうとしない者は、会社も必要としていない。とにかく捨てる。捨て方の要領は昨日号でお話ししている。 棄てることができる、あるいは棄てなければならいような情報とは何なのかをまとめてみる。 １ 雑誌、専門誌などは、すでに寿命がきているはず。すぐ捨てよう。 ２ 定期刊行物、報告書なども同じ。 ３ 技術書、報告書等は「常用」でない限り捨てる。似たような学術書、 報告書などは１冊にしぼり、その他は全部捨ててしまう。 ４ いつか理解できる日がくると思って、保管していた難解な技術書などで、いまだにわからないものは即座に棄てる。それらは、わかったとしても、今後の事業のあり方とは関係ないことが多い。縁がなかったものとして思い切り捨てる。 １年以上経ったファイルは全部解体して、必要最低限の書類だけを残す。 また、元のファイルに戻す必要はなく、新しく「○○年度ファイル」などと名づけたファイルをつくり、一つにして保管する。これで、あなたの周辺にかなり余裕ができたはずだ。 |
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次に、机の引き出しに埋まっているファイルを取り出して、スカスカにしたキャビネに移動する。引き出しの中が空っぽになったら、机の上に積み上がった書類を引き出しの中に収納する。これで、机の上も、引き出しの中も、気持ちがいいほど片づく。 ついでに文房具も整理しよう。筆記具や消しゴム、付箋、のり、はさみなどいつも使う文房具を全部机の上に出してみる。今まで机が散らかっていた人は、筆記具などが机の上で見つからなくなって、庶務から新しい筆記具などをもらって、そのうち、引き出しの中には同じボールペンや同じ色の蛍光ペンが複数ごろごろ入っているという状態に陥っているビジネスパーソンも多いはずだ。同じ種類の筆記具などは、１つだけにしぼり、残りは庶務に返すか、受け取らないときは、「もったいない病は飛んでけ」とばかりに振り払い、捨てさるべきだ。 これまで、机や引き出しなどが散らかっているばかりに、書類や文房具をすぐに取り出せず、かかった時間を時給に換算すると会社にかなりの損害を与えているはずだ。書類や文房具を捨てることは一時的な損失かもしれない。しかし、仕事の効率化が図れることで、時間外の削減など、現状を何倍も上回る利益を会社にもたらすだろう。会社だけでなく、あなた自身に返ってくる利益も相当なものである。まず、ストレスが減る。節約できた時間は自己投資に回せるなど、恩恵は計り知れない。 |
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