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Ⅰ Ｐｏｗｅｒ Ｐｏｉｎｔでの作成の流れ ・インスタントウィザード」の起動 ・スライドの作成 ↓スライドの背景を決める ↓文字の入力 ↓図解 ↓グラフ ↓イラスト ・各スライドの切り替え効果の設定 ・印刷（研修配布用） |
Ⅱ 情報量 図解 ＞ 文章 ○人に、道を教えるとき 文章で説明すると大変な文字量を必要としますが、 図で説明すると、わずかな記号と文字で事足ります。 ○一見は百聞にしかず 人間の五感のうち、視覚はもっとも多くの情報量を伝えます。 |
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| 例えば、Ⅰを文章で説明すると・・・ Ｐｏｗｅｒ Ｐｏｉｎｔでの作成の流れを簡単に説明しましょう。 まず、スライドを一つずつつくります。そのスライドを順序よくつなげて、スライドからスライドに切り替わるときの効果を設定します。 それぞれのスライドの作り方を説明します。 はじめに、背景を決めます。次に文字を入力します。さらに図解にしてわかりやすく表現します。 グラフやイラストを使うと効果的です。 プレゼンを行うとき、聴衆に配布できるようイラストを印刷するとよいでしょう。 |
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Ⅰを左のように図解して説明すると、もっとわかりやすくなります。 つまり、図を見ながら、耳で聞きながら、２感を活用するだけでも、かなり効果が現れてきます。 |
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| 図解にするコツ | ||
| キーワードの抽出 | 言いたいことをどんどん書き出す。 ＫＪ法を使う。 |
ＫＪ法について詳しく知りたい方は 慶應義塾大学大岩教室のＫＪ法 |
| 情報の整理 | キーワードを整理する。 | |
| ラベル付け | グループにして見出しを付ける。 | |
| 図解化 | 図解のタイプを決める。 | |
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| 図解の５つのタイプ | ||
| 箇条書き | いくつかの項目を箇条書きする。 | 例 ・スライドの作成 ・スライドの背景を決める ・文字の入力 ・図解 |
| 表 | 項目ごとの数値化、チャート化 |  |
| グラフ | 数値をわかりやすく表示 |  |
| 物理図解 | 実在するものを抽象化・簡略化して表示 |  |
| 論理づけ | 概念の関連づけ、作業の流れなど |  |
| 最近のプレゼンテーション作成ソフトは、機能が豊富なだけでなく、至れり尽くせりの仕様になっていて、説明書をそんなに読まなくてもすぐにプレゼンテーション用のスライド作成にとりかかれるようになっています。 だから、誰にでもそこそこの準備で、それなりの発表ができてしまいます。プレゼンテーションソフトを初めて使ったその日から、今までの自分とは違うような、一皮むけた自分と出会ったような気さえしてくるという話を聞いたことがあります。そんなに努力しなくても違った自分と出会えるのですから、これほどありがたい話はないのですが、実は、だからこそプレゼンテーションソフトには大きな落とし穴が潜んでいるといえなくもありません。 というのは、たいした準備をしなくても、強力なソフトの力を借りて帳尻を合わせることができるものだから、プレゼンの中身よりも、ソフトの機能の方が勝ってしまい、プレゼン大会でもあった日には、それらの凡作が目白押しとなって、似たり寄ったりのつまらない作品の大集合になってしまうおそれがあるからです。ソフトの力を借りて、自分は偉くなったような気持ちでやられるプレゼンほど、聞かされる聴衆にとってつらいものはないでしょう。 だからこそ、前回でも説明しましたように、すぐに作成にとりかかるのではなく、構想に十分な時間とエネルギーを注ぐようにしていただきたいものです。 プレゼンは舞台劇と同じです。プレゼンはテレビや映画とは異なり、時間や場所の制約を大きく受けます。これらの制約の中で、いろいろな工夫をほどこしながら観客の心をつかむことできたときにはじめて、興行上の成功を収めたという言い方ができるのではないでしょうか。 ところで、舞台劇で指摘される「悪い台詞」について考えてみましょう。劇作家平田オリザの作による講談社現代新書「演劇入門」の中で、「悪い台詞」とは、「説明的な台詞」であると言い切っています。 これは、高校生の劇などによくあるパターンで、舞台の背景を早く説明したいがために、主人公が冒頭に出てきて、 「ぼくは○○に恋している！」、 「ここは美術館だ」などとやってしまう例です。 良い台詞はその反対を考えればいいでしょう。二人が歩いている。 「静かね」 「ゴッホは扁平足だったって知ってた？」 「ほら、あそこで見張っている人、一日中座っていて飽きないのかな」 「もっと、ゆっくり歩いてよ。せっかちなんだから」 とすれば、そこがだんだん美術館だとわかってくる。観客が知らず知らずに話に乗ってきます。これを最初から、 「この美術館は静かだね」 「当たり前でしょ。美術館なんだから」 とやってしまうと、観客のイマジネーションは全然広がりません。 つまり、プレゼンテーションも演劇と同じで、聴衆の想像力を借りて、心をぐいぐい引きつけながらストーリーを展開するように、話を進めていけばよいのです。かなり上級編をお話していますが、おわかりいただけましたでしょうか。 このような基本を抑えた上で、ソフトの力を借りれば、向かうところ敵なしといってよいでしょう。 さて、「Ｐｏｗｅｒ Ｐｏｉｎｔ」 を使った作成の流れを説明します。 １分で覚えられるＰｏｗｅｒ Ｐｏｉｎｔ 使用法です。 ○まず、「インスタントウイザード」を起動しましょう。 ○次に、スライドの背景を決めます。 ○文字を入力します。 ○図解でわかりやすく表現しましょう。 ○数値を扱うときは、グラフを多用しましょう。 ○イラストを配置すると、理解が早まります。 ○完成したスライドをつなぎ合わせれば作業終了です。 ○もし、聴衆に資料を差し上げるのであれば、スライドをそのままプリ ントアウトできるので便利です。 どうです。簡単でしょう。ワープロや表計算がある程度使える人であれば、特に苦労することはないと思います。 |
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| ★ビジュアル化のメリット すばやい伝達 わかりやすい伝達 正確な伝達 ことばでは困難な観念も伝達 |
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| ★プレゼンテーションソフト使用のメリット ・フォーマットをつくっておけば、文字の入れ替えで何度でも使える。 ・説明文を付け加えたり、シートの順番を変えたりすることで、会議資料に変身する。 ・作成するとき、アウトライン機能を使うと、作成しながら考えをまとめることができる。 |
| ①作成の順序 | 目的の確認・・・相手の立場に合わせる 材料の抽出・・・経験、調査、マスメディア（ポストイット法） ストーリーの組立 |
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| ②構造化の原則 | ワンテーマ・ワンブシート 全体と部分の関係を大事に |
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| ③数の法則 | 一度に覚えられる単語は７つ 説明するときの概念は３つ |
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| プレゼンテーションとは |
| プレゼンテーションは、それを行う人が持っている能力が十二分に発揮されてこそ、よい効果を生み出すことができるものです。個人の総合力の発揮あるいは全人的な作業といってよいでしょう。ところで、どんなに有益な情報やアイデアで満たされていても、最後の詰めの段階で、上手にその情報やアイデアを発表用のスライドに落とし込むことができなければ、今までの努力が水の泡にもなりかねません。 我々が住んでいる現実の世界はだだっ広い空間で、真実も虚実も複雑に交錯し、言葉で表現できる事象は、現世のほんの一部を占めているに過ぎません。混沌とした世の中にあっては、自分の目に映る光景を真実と信じて生きるしか道はありません。 あなた自信に映っている真実をそのままの形で周りの人に伝達するのは至難のわざといえます。なぜなら、人間の感情や思考は複雑でいつも一カ所にとどまることなく揺れ動いていています。 だから、自分の真実を言葉にした瞬間に「うそ」になることだってあります。それでも真実を伝えたいと思うなら、言葉を超えた芸術で伝えるしかないかもしれませんね。 人は言葉を超えた観念や感情を相手に伝えるため、「音楽」や「絵画」を利用するという、うまい方法を考えつきました。あるいは、言葉でありながら、言葉の意味を超えた「詩」で伝えようとする人たちもいます。 松尾芭蕉が、五七五の短いフレーズに凝縮して伝えようとした真実も芸術です。そう考えると、プレゼンテーションで使う一つ一つのスクリーンに描く文章や図形も、俳句なみに制約を受けるなかで言葉を超えた暗黙知まで伝えようとするとき、プレゼンターの知力と人格に負うところが多く、これも芸術の一つといえるのではないでしょうか。 前回、プレゼンテーションを、いろいろな制約を受ける中で観客の心を掴む演劇として捉えると成功率が高まる話をしましたが、演劇は演技と台詞が織りなす芸術といえます。プレゼンも同じです。説明者の全人格をプレゼンで使うスクリーンにぶつけてください。 そうはいっても、最初から理想のプレゼンテーションができるわけではなく、これらの高度なプレゼンテーションが実行できるようになるまでは、相当経験を積まなければならないでしょう。ただ、理想のプレゼンテーションが何であるか知っているのと知らないのでは、羅針盤を備えた帆船と持たない帆船が目的地まで競争するのと同じくらいのハンディがあるといってよいでしょう。 プレゼンテーションの極意は、真実を正確に散文なんかで伝えようと思わないことです。真実に少しでも近づきたいなら、回り道のように思えるかもしれませんが、まず虚構の世界を構築し、感覚的に相手にわからせる方が早道なのです。ビジュアル化も虚構の世界を構築する大切な要素です。ビジュアル化を上手に利用し相手に感覚的にわからせることが、プレゼンテーションの第一条件と考えてください。 最後のまとめです。 【プレゼンの準備】 ○一冊の参考書に頼りすぎることなく、広く浅く「情報」を集め、キーワードを一つずつポストイット（付箋紙）に書き込む。 ○ポストイットがたまってきたら、似たものを集め分類する。 ○分類ごとに不用なものは棄て、必要なものは書き足し、平面に並べ、 構成を練る。 ○パワーポイントの「アウトライン」機能を使って、大見出し、小見出 し、説明の概要の順で書き込んでいく。 ○「アウトライン」機能をフルに活用し、順番を変えたり、見出しのレ ベルを変えたりして、講演内容の精度を上げてていく。 ○図形、グラフ、イラストを効果的に使いながら、「直感」や「感覚」 で伝わるようなスクリーンを作成する。 ○「読み上げ文」は絶対つくらない。ストーリーの「幹」と、関連する キーワードだけを配置したメモをつくる。 【プレゼン本番の極意】 ○本番を前に大きく息を吸い「気」を呼び込む。ゆっくり息を吐き「緊張」を解放する。 ○プレゼン中の自分（役者）を見下ろすもう一人の自分（監督）を意識 する。 ○散文的な説明に終始せず、ときには、感情に訴えたり、感覚的に伝え たりする。 ○ストーリーの核心は直接説明せず、聴衆に気づかせた方が自尊心をあ おるため、より効果的である。 ○言葉に「気」をこめて、「言霊（ことだま）」をつくり、聴衆に投げ かけ、聴衆の心の中で躍動させる。 ○聴衆を飽きさせない構成を考え、ときには、プレゼント中で思い切り 説明の順番を変えたり、アドリブを入れたりして、本番に強くなるよう自己鍛錬に努める。 |
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